Online-Meetings erfolgreich durchführen – auf gekonnte Moderation kommt es an!

Stellen Sie sich mal vor, Sie haben ein erfolgreiches Online-Meeting mit zufriedenen Teilnehmern und echten Ergebnissen – und das nicht durch Zufall, sondern weil es „wie immer“ gelaufen ist. Doch wie schaffen wir es, in Online-Besprechungen aus dem HomeOffice die gleichen Ergebnisse, die gleiche Kreativität und denselben Teamgeist zu erleben, wie sonst im Büro? Zunächst braucht es einen passenden Rahmen für die wirkungsvolle Zusammenarbeit – und dieser wird durch die gekonnte Moderation in Meetings gesetzt. Eine gute Moderation hilft dabei, die Ziele für das Meeting transparent zu kommunizieren und die zur Verfügung stehenden Ressourcen aller Beteiligten aktiv und optimal einzubinden.

Erfolgreiche Meetings können in 6 Phasen unterteilt werden:

Phase 1: Einstieg/Eröffnung

In der ersten Phase wird die Idee, die Vision, das Wozu kommuniziert und die Erwartungen der Teilnehmenden hierzu werden kurz abgefragt. Durch die frühe Beteiligung und Wertschätzung wird das Commitment (Engagement/Zustimmung) der Teilnehmenden eingefordert.

Vorschläge für Moderationstechniken zum Einstieg:

• Hashtagging: Beim Hashtagging sollen die Teilnehmenden mit ein bis zwei Hashtags (also #) z.B. die aktuelle Projektphase oder die zurückliegende Arbeitswoche zusammenfassen. Mit diesen # hat jeder im Meeting schnell eine Idee, wie die Stimmung bezogen auf ein Thema ist. Die # werden auf einem FlipChart oder im virtuellen Whiteboard (miro oder MURAL) gesammelt und stehen auch als Ideenspeicher oder Parkplatz zur Verfügung.

• Check-in: Ähnlich wie beim Hashtagging nehmen die Teilnehmenden kurz Stellung zum persönlichen Befinden und beantworten z.B. die Frage: „Wie fühle ich mich heute und warum?“ oder „Auf einer Skala von 1 bis 10 (wobei 10 „super“ ist) – wie geht es mir gerade?“. So wird die aktuelle Situation jedes Teilnehmenden transparent gemacht und das Verständnis untereinander steigt. Gerade in hybriden Teams oder Phasen, wo viele im Team im HomeOffice sind, kann so die emotionale Verbindung im Team wieder hergestellt werden und die Empathie steigt.

Phase 2: Problemdefinition/aktuelle Herausforderung

Die transparente Vorstellung und Schärfung des Themas oder der aktuellen Herausforderung erfüllt zwei wichtige Funktionen: Zum einen können an dieser Stelle inhaltliche Eckpunkte sowie Anforderungen an eine mögliche Lösung für jeden noch mal deutlich herausgestellt werden. Zum anderen ermöglicht eine optimale Vorstellung, dass Verständnisfragen direkt geklärt werden können und so alle Teilnehmenden mit ausreichendem und einheitlichem Verständnis in die Arbeitsphase starten.

Phase 3: Ziel für das Meeting festlegen

Nachdem alle Anforderungen und Eckpunkte auf die transparente Ebene gehoben wurden und alle im Thema sind, wird das konkrete Ziel für das Meeting bekannt gegeben oder (besser) gemeinsam erarbeitet. An dieser Stelle können und sollen die Teilnehmenden nach Möglichkeit das Ziel justieren oder verfeinern. Die klare Erwartungshaltung für ein erfolgreiches Meeting soll die Energie der Teilnehmenden auf das Ziel fokussieren. Erst durch ein messbares Ziel kann am Ende der Erfolg auch gefeiert werden.

Das Ziel für alle sichtbar im Raum oder auf einem virtuelle Whiteboard zu platzieren, hilft beim Fokussieren und beim Einfangen von abschweifenden Diskussionen.

Phase 4: Ideen generieren und sammeln

Dieser Schritt ist das kreative Herzstück in der Moderation und des Meetings. Wenn der Rahmen steht und das Ziel klar ist, kann die Gruppe zielorientiert und lösungsoffen arbeiten. Für die Moderation bedeutet diese Phase die Auswahl der richtigen Methode: Brauchen wir erst mal viele kreative Ideen oder sind wir schon so weit, dass zusammengefasste und auf Machbarkeit geprüfte Maßnahmenvorschläge uns besser helfen, unser Ziel zu erreichen? Die gut strukturierte Vorbereitung und Auswahl der Methode ist in dieser Phase der Schlüssel zur effektiven Durchführung und somit zum Erfolg.

Neue Methoden und Techniken sollten angemessen und gern auch visualisiert erklärt werden. Dabei müssen die Teilnehmenden unbedingt „mitgenommen“ werden: Wenn die Durchführung einer Technik alle nur verwirrt, dann ist es die falsche Technik und es hindert alle im kreativen Denken. Das Einfache hat Erfolg!

Phase 5: Ergebnisse transparent machen und strukturieren

Die Ergebnisse werden transparent gemacht und können durch die Gruppe überprüft und diskutiert werden. In dieser Phase kommt es auf eine wertschätzende, bewertungsfreie und offene Kommunikation an, um die Ideen zu teilen und in eine Struktur zu bringen. In der Moderation muss hier bei einigen Tools auf ein ausgewogenes Verhältnis in der Vorstellung der Ideen geachtet werden (Timeboxing), um eine faire Präsentation der Ergebnisse nicht im Vorfeld schon durch unterschiedliche Rahmenbedingungen zu verzerren.

Phase 6: Planung und Abschluss

Im Anschluss an die Ergebnisdiskussion der Ideenphase kennen alle Teilnehmenden die Arbeitsergebnisse und es kann mit der Planung der nächsten Phase begonnen werden. Es werden Arbeitspakete oder detaillierte Maßnahmen definiert, die bis zum nächsten Meeting auch umgesetzt werden. Bei den größeren Arbeitspaketen und einzelnen Maßnahmen ist es in dieser Phase sehr wichtig, ein entsprechendes Ownership durch die verantwortlichen Teilnehmer:innen sicherzustellen, z.B. indem diese die Maßnahmen für sich selbst definieren. Dabei entsteht das größte Commitment und Fragen zu Details in der Umsetzung können direkt in der Gruppe besprochen werden.

Download

Mit den Moderations-Checklisten von Marcus Reinke bekommen Sie eine praxistaugliche Übersicht, um Ihre Meetings strukturiert zu planen, vorzubereiten und die effektive Durchführung sicherzustellen. Die Checklisten werden nach Ausfüllen des unten stehenden Formulars zum Download bereitgestellt.

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