Die Erfolgsquoten von Projekten lassen hinsichtlich der Einhaltung der ursprünglich beauftragten Zielgrößen (das klassische „Magische Dreieck“ des Projektmanagements) nach wie vor zu wünschen übrig – insbesondere die Termin- und Kosteneinhaltung. Je nach Untersuchung und Projektart weichen die Erfolgsquoten im Detail ab, aber eine Größenordnung von etwa einem Drittel Misserfolg ist als gemeinsamer Nenner festzustellen. In der Natur der Sache liegt es, dass kleine, „leane“ Projekte tendenziell erfolgreicher sind, und auch der Unsicherheitsgrad bei der Durchführung eine große Rolle spielt.
Gerade letzteres führte auch zur Entwicklung der agilen Vorgehensweisen, mit denen eine übertriebene Planung zu Beginn eines Projektes vermieden wird. Dies geht aber tendenziell zu Lasten der Effizienz. Denn dort, wo gute Erfahrungswerte und stabile Rahmenbedingungen vorliegen, führt Expertentum und Planung sicher schneller zum Erfolg als „Inspect & Adapt“.
Auf der anderen Seite wurde in der Vergangenheit das Heil in einer Standardisierung des Projektmanagements gesucht und gerade auch große Unternehmen haben umfangreiche Handlungsanweisungen für die Durchführung der eigenen Projekte verfasst. Nicht selten führte dies aber zu Bürokratismen und fehlender Akzeptanz. Und damit schließlich auch zu Lasten der Erfolgsquoten.
Vom Produktionsprozessen lernen
Ursprünglich im Produktionsbereich liegt spätestens seit Mitte der 1990er Jahre mit dem Lean Management ein Gedankenmodell und Methodenkoffer vor, mit dem unterstützt wird, die Unternehmensprozesse effizient sowie kunden- und damit nutzenorientiert zu gestalten. Die agilen Vorgehensweisen bedienen sich fleißig aus diesen Ansätzen … es kann aber noch mehr daraus für das Projektmanagement gewonnen werden.
Denn auch plangetriebene und hierarchisch geführte Projekte sowie Disziplinen wie Vertragsmanagement und Co. haben weiterhin ihre klare Daseinsberechtigung. Sicher sollten und können auch diese Verschwendungen, wie Bürokratismen, Fehlentwicklungen, Doppelarbeiten etc., vermeiden und so zu besseren Resultaten kommen.
Das Lean Project Management stellt in diesem Sinne kein neues Projektmanagement-Modell dar, sondern vielmehr einen Ansatz zur effizienten und effektiven Gestaltung der eigenen Projekte – jenseits der Diskussion „Klassisch?“, „Agil?“ oder „Hybrid?“. Gleichwohl liefert es Hilfsstellung bei der Beantwortung der Frage, welche Vorgehensweise für ein vorliegendes Projekt die geeignetste ist.
Lean Project Management anwenden
Kernfragen, die bei der Lean-Gestaltung des Projektmanagement zu beantworten sind, lauten:
- Wer ist der Kunde der Projektleistung und jedes einzelnen Projektprozesses?
- Welche Erwartung hat dieser Kunde und welchen Nutzen kann ich dazu beisteuern?
- Welche Aktivitäten sind in diesem Sinne Verschwendung?
- Wie stelle ich sicher, dass der Arbeitsfluss nicht stockt und auch keine Überlastung eintritt?
- Wo können wir uns verbessern?
Aus der Beantwortung dieser Fragen im Projekt resultieren typischerweise eine Reihe von operativen Prinzipien und Praktiken, die es umzusetzen gilt. Einen reichen Fundus hierfür liefert die Adaption der Lean Management-Methoden auf die Projektprozesse, aber auch die Entwicklung spezieller Projekttools. Als Beispiele mögen hierfür das Projekt-Kanban-Board, die rollierende Planung oder die umfassende Einbeziehung von Team und Kunde in die Gestaltungsprozesse dienen.
Im Lean Project Management werden diese Elemente systematisch untersucht, ausgestaltet und angewendet. Unabhängig vom gewählten Projektmanagement-Framework. Dabei kann sowohl situativ vorgegangen werden („Was müssen wir in der aktuellen Situation des Projektes verbessern?“) als auch strategisch („Wie setzen wir unsere Projekte auf, damit Effizienz und Effektivität des Tuns gewährleistet sind?“). Damit liegt für das Management der Projekte im Unternehmen ein durchgängiger, unabhängiger Ansatz vor – vom kulturellen Leitmotiv, über Gestaltungsgrundsätze bis zum operativen „Rezept“.
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Als zeitgemäßer PM-Ansatz vereint und operationalisiert Lean Project Management die Vorteile verschiedener Methodologien und generalisiert diese in einem universelleren, einem Lean Thinking-orientierten Ansatz.